ERP: één centraal informatiesysteem
Binnen dit artikel beschrijven we het volledige applicatielandschap van diverse organisaties. Hierin bevinden zich zowel bedrijven met een ERP systeem als bedrijven die gebruik maken van een Best-of-Breed oplossing. Veel grote organisaties maken gebruik van een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. Een ERP zorgt voor automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen door het onderbrengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Dit systeem is het softwarematige middelpunt van de organisatie, waar alle aansluitende systemen mee dienen te communiceren. Een systeem als een WMS of een TMS wordt vaak aangeschaft naast het ERP, als er processen zijn waar gespecialiseerde software voor nodig is. Door middel van koppelingen (interfaces) worden de systemen dan gekoppeld en communiceren zij met elkaar. De interfaces tussen een ERP en het WMS zijn in een eerder verschenen artikel reeds toegelicht.
Best-of-Breed: ieder zijn specialisme
Vanuit de markt is ter vervanging van het ERP, een Best-of-Breed een steeds vaker voorkomende oplossing. Interfacing, het koppelen van softwarepakketten, wordt steeds eenvoudiger. Dit maakt het mogelijk dat Best-of-Breed een veel gekozen strategie is. Hierbij ontstaat een omgeving waarbij specialistische pakketten aan elkaar worden gekoppeld. Zo wordt bijvoorbeeld een omgeving gecreëerd waarbij voor artikel stamdata een Product Information Management systeem verantwoordelijk is, voor transportplanning een Transport Management Systeem en voor optimalisering in het warehouse een Warehouse Management Systeem. We bespreken deze opties in de onderstaande omgevingen. Daarnaast geven we voorbeelden van alle applicatielandschappen. Niet alle beschreven softwarepakketten zijn benodigd voor iedere organisatie.
8 verschillende applicatielandschappen
Hieronder volgen de 8 applicatielandschappen die we behandelen in deze blog.
Startende / middelgrote webshop
Een webshop kan starten met de software waarop de webshop draait, in combinatie met een klein boekhoudpakket. Het leidende pakket is de webshopsoftware, daarin gebeurt het meeste en verder zijn er geen uitgebreide systemen. De webshop is verantwoordelijk voor artikelen en orders, maar ook de voorraad. Op het moment dat de logistieke operatie een belangrijk onderdeel wordt van het bedrijf, kan nagedacht worden over een WMS. Orderpick technieken, crossdock-mogelijkheden, fijnmazige inslag en scheiding tussen pick- en bulklocaties kunnen redenen zijn om hierin te investeren en daarmee de achterkant van de webshop verder te professionaliseren. In dat geval komt een webshop uit bij het onderstaande landschap.
Grote webshop
Bij een grote webshop kunnen er aanvullende systemen bijkomen. Om de snelle groei onder controle te houden, is het denkbaar dat een ERP systeem wordt geïntroduceerd. In dat geval kan het webshop softwarepakket, zoals Magento, rechtstreeks met het WMS praten, uitsluitend via het ERP of een combinatie daarvan. Het ERP kan leidend zijn in artikelen, orders en / of inkopen, maar dit kan ook deels bij de webshop liggen. Wanneer het WMS is aangesloten, zal deze leidend worden in de voorraad. Ook inkopen worden doorgeschoten naar het WMS om bij inslag vergeleken te worden met daadwerkelijk binnenkomende goederen.
De terugkoppeling van het WMS naar het ERP kan zich beperken tot de voorraad, maar kan ook uitgebreid worden met een opslagbevestiging of een Track & Trace bij verzending. Dit laatste bericht wordt ook regelmatig direct naar het webshop softwarepakket teruggekoppeld, zonder tussenkomst van het ERP. Het ERP kan ook alleen de transactiewaarden van de webshop vragen, waar het WMS juist weer gebaat is bij de orders en artikelen die doorgeschoten worden. Een ERP wil vaak weten in hoeveel artikelen er zijn verkocht, maar dit gaat zelden op orderniveau. Zo zijn er veel diverse mogelijkheden.
Groothandel
Voor veel groothandels is een ingrijpende verandering gaande. Waar voorheen het B2B kanaal werd bediend, het beleveren van winkels, wordt ook steeds vaker rechtstreeks de consument benaderd. Zo zien we tegenwoordig bij groothandels dat webshop software geen vreemde eend in de bijt is. Zeker omdat binnen deze branche een B2B webshop kan worden gebruikt om zakelijke klanten hun bestellingen te laten plaatsen. Tevens is Product Information Management (PIM) software een vaak terugkomend systeem binnen het applicatielandschap van groothandels. PIM software geeft informatie over de producten die gevoerd worden. PIM heeft inkoopprijzen, verkoopprijzen en staffels, maar ook maten en kleuren van artikelen.
Startende LDV
Een logistiek dienstverlener (LDV) of ook wel third party logistics (3PL) genoemd, heeft geen eigen artikelen en voert logistieke diensten voor derden uit. Daardoor is een PIM systeem weer niet relevant. Voor een logistiek dienstverlener is het WMS een must: logistiek is de core business van het bedrijf. Nieuwe klanten met eigen voorraad en orderbronnen kunnen worden aangesloten aan het WMS door middel van interfaces, maar vormen geen onderdeel van het applicatielandschap. Wanneer de boekhouding gekoppeld is aan het WMS, kunnen logistieke diensten worden gefactureerd aan de klant. Dit gebeurt op basis van de in het WMS ingevoerde in-, op- en uitslagtarieven.
Grote LDV
Een grote logistiek dienstverlener, of dit nu levering aan consumenten (B2C) of zakelijke klanten (B2B) is, koppelt aan externe pakketten voor orders en mogelijk artikelen. Hiervoor kan een eventueel ERP of WMS worden ingezet. Het WMS houdt in-, op- en uitslagtarieven bij en berekent de facturen, maar zal deze niet zelf versturen. Wanneer de dienstverlener een ERP gebruikt voor het factureren van logistieke diensten, dient het ERP aan het WMS gekoppeld te zijn.
LDV met eigen transport
Bij een logistiek dienstverlener met eigen transport, zien we vaak een Transport Management Systeem (TMS) en een ritplanningspakket terug. Het TMS is nodig voor het factureren van ritten en (onder-)aannemers afroepen en bepalen welke auto welke rit gaat rijden, ritplanning houdt rekening met laad- en lostijden van klanten. Als de dienstverlener geen ritprijzen hoeft af te rekenen omdat er alleen met extern transport wordt gewerkt, dan wordt alleen de ritplanning gebruikt.
Winkelketen
Bij een winkelketen is er altijd Point of Sale (POS) software aanwezig. Dit wordt in de praktijk ook wel een kassasysteem genoemd. Echter kan een POS-systeem tegenwoordig veel meer dan vroeger en doen we daarmee de naam tekort: een POS toont ook klantgegevens, verkoopstatistieken en voorraadinformatie. POS kan simpel opgezet worden, met slechts de registratie van de verkopen, maar wordt door winkelketens ook geregeld uitgebouwd tot een heus ERP.
De combinatie met het boekhoudpakket is vaak simpel: dit pakket weet hoe veel geld er ligt, het POS wát er in de winkels ligt. Door grote winkelketens wordt ook vaak een ERP gebruikt: De vraag is alleen of dan het ERP leidend wordt, of het POS. Het WMS zal bij een Multichannel strategie gevoed worden door het POS of het ERP.
Productiebedrijf
Een productieomgeving is qua logistiek net iets complexer dan de gebruikelijke omgevingen. Een productiebedrijf heeft doorgaans óf een ERP met veel maatwerk binnen een productiemodule, of een productiepakket uitgebouwd tot een heus ERP. Deze twee opties zijn in de onderstaande afbeelding gecombineerd. Productiebedrijven gebruiken naast dit systeem ook regelmatig een PIM om alle variëteiten van grondstoffen, componenten en halffabricaten vast te leggen.
Conclusie
Bovenstaande voorbeelden geven slechts een aantal mogelijke applicatielandschappen weer. Afhankelijk van de omgeving, de complexiteit en de variatie in stromen kunnen er meer of minder systemen aanwezig zijn. Er is geen ‘goed landschap’: bijna elke organisatie heeft unieke processen wat weer zorgt een eigen inrichting van het landschap. Dit artikel kan u wellicht in grote lijnen verder helpen in een toekomstbepaling van uw applicatielandschap.